Политика закупок ООО "ФЕСТ"

 

            Налаженный процесс закупок - важный фактор успешного решения компанией ООО "ФЕСТ" таких стратегических задач, как: обеспечение этического ведения бизнеса, высокого качества оказываемых услуг, стабильного дохода, соответствие нормам охраны окружающей среды и усовершенствование качества сервиса.

            Отдел закупок Компании стремится установить доверительные отношения с поставщиками.

            Процесс закупки не ограничивается переговорами (какими бы результативными они ни были) и оформлением сделки. Задача менеджеров отдела работы с поставщиками - наладить предельно четкую процедуру закупок и, соответственно, необходимо найти соответствующее запросам Компании предложение и обеспечить ООО "ФЕСТ"  лидирующую позицию на рынке business travel, MICE и Congress.

            Организация системы закупок осуществляется на трех уровнях: политика закупок, организация закупок и процесс закупок.

1. ПОЛИТИКА ЗАКУПОК

            Основными принципами ООО "ФЕСТ" являются прозрачность, конкурентность, справедливость, эффективность и обоснованность. Применение Политики необходимо для защиты организации от некачественных товаров и услуг, от завышения стоимости поставляемого товара, чтобы объективно оценивать будущего партнера (далее –«поставщика»), а также подтвердить его соответствие требованиям Компании к качеству поставок и услуг.

            Настоящая Политика применяется для всех закупок товаров и услуг и определяет порядок и содержание работ по наиболее эффективной организации закупок.

В политике закупок ООО "ФЕСТ" можно выделить четыре направления:

Изучение рынка и создание базы поставщиков по всему миру посредством:

  • определения потребностей компании на соответствующем уровне (весь мир, регион, страна, отдельное предприятие),
  • изучения рынка с целью выбора наиболее выгодных по соотношению цена-качество поставщиков товаров и услуг, и, соответственно, корректировать список уже имеющихся поставщиков,
  • окончательного утверждения списка поставщиков, способных соответствовать предъявляемым компанией ООО "ФЕСТ"  требованиям.

Построение с поставщиками, имеющими стратегическое значение, долгосрочных отношений, в основе которых лежит:

  • взаимное соблюдение взятых обязательств,
  • прозрачность в отношениях и стремление их сохранять и развивать,
  • внимательное отношение ко всем элементам стоимости товаров и услуг.

Соблюдение норм деловой этики в построении взаимоотношений с поставщиками:

  • объективность и честность при выборе поставщиков, подрядчиков и партнеров, и установление с ними доверительных отношений,
  • гарантия высокой степени конфиденциальности при обмене информацией и передаче данных,
  • непрерывное улучшение качества отношений с поставщиками для установления долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества,
  • новаторский дух, побуждающий поставщиков применять инновационные решения в работе.

Объединение усилий с поставщиками для осуществления стратегии компании ООО "ФЕСТ" в области устойчивого развития:

  • поиск поставщиков, которые будут готовы, путем предоставления качественных товаров и услуг, а также высочайшим уровнем сервиса, поддержать ООО "ФЕСТ" в стремлении быть лидером в области предоставления сервисов в business travel, MICE и Congress,
  • предпочтения отдаются поставщикам, стремящимся к сохранению природных ценностей (электронный обмен информацией, использование переработанной бумаги для блокнотов участникам конференций, использование качественного горючего для минимизации выбросов СО2 и проч),
  • эффективность работы отдела закупок и контроль за качеством его деятельности является гарантом долгосрочных отношений между партнерами - поставщиком и закупщиком.

            Настоящая Политика является обязательной для исполнения всеми подразделениями и сотрудниками Компании, участвующих в проведении закупок.

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАКУПОК

            Организация работы отдела закупок основана на разделении сфер деятельности в соответствии с соответствующими сегментами рынка поставщиков. Когда запрос исходит от нескольких подразделений, закупка организуется централизованно в соответствии с географической зоной / типом поставщика (авиакомпании / брокеры, отели, предприятия питания и проч), которую охватывает запрос (во всем мире, в регионе или в одной стране).

            В этом случае заказ осуществляют сотрудники отдела по работе с поставщиками, ответственные за данный сегмент. Когда запрос касается одного подразделения, закупка осуществляется может осуществляться непосредственно ответственным лицом в соответствующем департаменте / отделе на основании утвержденных в ООО "ФЕСТ" критериев чистоты сделки для проверки благонадежности поставщика / контрагента:

1. Для оценки чистоты сделки проводится оценка толерантности контрагентов к взяточничеству, в т.ч. проверка наличия у них собственных антикоррупционных процедур или политик, их готовности соблюдать требования Политик ООО "ФЕСТ". При необходимости и/или требованию Клиента мы вносим соответствующие положения в договор или оформляем антикоррупционное соглашение.

2. Для оценки чистоты сделки также проводится проверка благонадежности поставщика.

2.1. Проверка наличия у потенциального поставщика следующих документов:

• свидетельство о государственной регистрации;

• Устав компании;

• ОГРН;

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН,КПП,ОКПО);

• протокол о назначении / доверенности генерального директора, удостоверяющего полномочия руководителя или представителя поставщика на подписание документов;

• свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ, получение выписки из ЕГРЮЛ.

2.2. Проверка необходимых разрешений, лицензий, сертификатов в зависимости от вида деятельности.

2.3. Проверка через официальный сайт ФНС России, в т.ч. на предмет банкротства, ликвидации, реорганизации.

2.4. Проверка поставщика в СМИ, Интернете, в т.ч. рекомендации контрагентов.

3. Проводятся инспекционные поездки для целей выявления возможностей поставщика оказывать услуги (производить работы) надлежащего качества.

4. Любая коммуникация с контрагентом должна происходить на официальном уровне уполномоченными лицами в рамках их должностных обязанностей в письменной форме.

5. По факту одобрения поставщика (положительной оценки всех документов и переговоров) оформляются договорные отношения с поставщиками в соответствии с действующим законодательством РФ.


3. ПРОЦЕСС ЗАКУПОК

            Процесс закупки осуществляется в рамках закупочной политики ООО "ФЕСТ" и базируется на таких принципах: справедливость, объективность и честность при выборе поставщиков. Всем сотрудникам ООО "ФЕСТ" запрещается привлекать или использовать посредников, партнеров, агентов, контрагентов, совместные предприятия или иных лиц для совершения каких-либо действий, которые противоречат принципам и требованиям настоящей Политики или нормам законодательства РФ.

            Организация закупок включает в себя четыре этапа при выборе поставщика и один этап по контролю за его деятельностью:

  • изучение потребностей клиентов Компании с целью удовлетворить спрос,
  • систематизация потребностей с целью предоставить поставщику спецификацию и дать ему возможность предложить свои товары и услуги,
  • определение критериев отбора,
  • ознакомление с рынком поставщиков на конкурсной основе,
  • конкурентные переговоры и отбор лучших предложений, в соответствии с критериями,
  • переход на договорные отношения,
  • контроль деятельности поставщика на протяжении всего периода его сотрудничества с компанией ООО "ФЕСТ".


3.1. СПОСОБЫ ЗАКУПОК:

1. Конкурсные. Это закупки, по которым поставщик определяется в результате оценки конкурентных предложений. В зависимости от задач, стоимости закупки, особых требований клиента рассматривается от 3 до 10 поставщиков.

2. Закупки у поставщиков, входящих в реестр утвержденных поставщиков. Это закупки, по которым поставщик уже прошел первичную оценку и в настоящее время проходит оценку один раз в год.

3. Закупки у единственного источника (естественные монополисты), при этом процедура оценки не применяется, но в обязательном порядке проверяются документы согласно п.2.1.

4. Прямые закупки (применяется к закупкам, совокупная стоимость которых не превышает ценового порога 50 000 рублей).


3.2. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТАВЩИКАМ

Совместная работа - это не только умение разделить общие ценности, но и способность взять на себя выполнение ряда обязательств. Наши требования к поставщикам:

Соблюдение юридических, экологических и социальных норм:

  • соблюдение правовых и социальных обязательств,
  • соблюдение норм гигиены и правил техники безопасности,
  • соблюдение принципов непрерывного развития
  • соблюдение принципов бережного отношения к природным ресурсам.

Четкое выполнение обязательств:

  • четкое выполнение обязательств и технических условий (контракты, заказы).

Конкурентоспособность:

  • платежеспособность поставщика, чтобы быть в состоянии соблюдать оговоренные в контракте обязательства, и развивать свою деятельность,
  • конкурентоспособность цен, без ущерба для качества товаров и услуг.

Принцип открытости, дух партнерства и новаторства:

  • предоставление возможности посетить офисы, площадки и поставщика с целью аудита или проверки качества,
  • способность относиться с пониманием к изменениям наших потребностей и применять творческий подход к принятию соответствующих решений,
  • ответственность и организованность в работе, что способствует поддержанию успешных взаимовыгодных отношений.

Высокая компетенция и стремление к развитию:

  • разработка и реализация плана усовершенствования своей деятельности, с целью повышения качества и надежности поставок,
  • стремление следовать тенденциям рынка и улучшать свои предложения.

            Реестр утвержденных, нерекомендованных и запрещенных контрагентов постоянно обновляется и ведется отделом, курирующим соответствующее направление. Все заинтересованные лица в режиме on line имеют доступ к информации.