03.09.2014 Управление расходами на тревел: разберемся в понятиях

 

 

 

Управление расходами на тревел: разберемся в понятиях. 

 

 

Управление расходами подразумевает системы и процессы, используемые для того, чтобы рассчитывать, оплачивать и проводить аудит расходов, которые несет компания за своих сотрудников. В число эти расходов входят траты на деловые поездки. В понятие управления расходами включаются политики и процедуры, регулирующие данные вопросы, а также технологии и сервисы, используемые для обработки и анализа связанной с этими расходами информации.


Автоматизация управления расходами имеет два одинаково важных аспекта — процесс, которого должен придерживаться путешественник (сбор чеков на все расходы в поездке), и работа финансового отдела или бухгалтерии по составлению отчета о расходах для их проводки через бюджет организации.

Как правило, процесс, организованный в ручном режиме, подразумевает, что сотрудник вносит данные о расходах в таблицу, которую затем направляет менеджеру или другому контролирующему органу на утверждение. После одобрения заявки на возмещение расходов, она отправляется в финансовый отдел для процессинга. Сотрудники отдела вручную заносят данные о расходах в бухгалтерскую систему организации. В случае с использованием систем автоматизации, все эти процессы во многом унифицированы: подача и одобрение заявок осуществляются в электронном виде.

Можно выделить три фактора, которые подталкивают организации к осуществлению контроля расходов в автоматическом режиме:

• Сompliance: при ручном режиме управления несоблюдение сотрудниками тревел-политики более вероятно, что, в свою очередь, повышает риски, связанные с тревелом.

• Уменьшение издержек: автоматизация позволяет снизить нагрузку на отделы, занимающиеся процессингом расходов.

• Увеличение продуктивности: в условиях автоматического управления расходами легче обеспечить наибольшую эффективность сотрудников.

 


Автоматизация управления расходами позволяет существенно уменьшить транзакционные издержки, причем, согласно специально проведенному исследованию, уровень расходов уменьшается пропорционально увеличению этой автоматизации.



Ссылка на источник: http://buyingbusinesstravel.com.ru/reviews/upravlenie-raskhodami-na-trevel-razberemsya-v-ponyatiyakh/?sphrase_id=5761

 

 

Назад в "Новости"